Rédiger une lettre formelle : les astuces pour bien l’écrire sans en faire trop


Vous devez envoyer une lettre à un employeur, à votre banquier, à un établissement scolaire ou à l'un de vos proches, et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Pas de panique ! On vous livre toutes les astuces pour réussir.
À chaque lettre sa formule de politesse, son langage et sa structure. Vous devez donc bien les maîtriser pour éviter d'envoyer vos « Amitiés » à un employeur. Il est d'ailleurs préférable de suivre les modèles de lettres déjà structurés et qui vous donnent un aperçu des règles à suivre. De cette manière, vous pouvez vous assurer de bien le faire.

Comment écrire un courrier administratif ?

De nombreux cas peuvent vous amener à rédiger un courrier administratif. Pour les services publics, quels qu'ils soient, et quels qu'en soient les motifs, demande de délai de paiement aux impôts, demande d'audience au préfet, demande de rendez-vous ou un remerciement adressé à une personnalité publique. Ces mêmes lettres administratives vont également vous servir dans toute communication avec des institutions privées, une banque, une entreprise, une institution sociale. Cependant, la rédaction reste un vrai casse-tête. Quelle formule utiliser en début ou à la fin de la lettre ? Comment introduire le motif de votre communication ? Et vous avez raison de vous en soucier, puisque chaque détail doit être soigné.


Commençons par l'en-tête. Il doit comprendre vos coordonnées personnelles, ainsi que celles de votre destinataire, suivies de la date et de l'objet de votre courrier. Après l'en-tête vient le contexte. Comme son nom l'indique, cette partie doit servir à présenter la situation dans laquelle vous êtes. Elle doit introduire votre demande et être brève, en une ou deux phrases. Elle commence souvent par « J'ai l'honneur » pour une lettre administrative.
Le contexte décrit, vous devez dès lors passer à la formulation de votre demande. Elle doit être exposée d'une façon très claire. Cette partie fait référence à la raison pour laquelle vous envoyez le courrier, expliquée en détail. En quelques lignes, vous allez donc exposer ce que vous attendez de l'organisme auquel vous l'avez envoyé. Si d'autres pièces sont jointes à votre lettre, il faut les mentionner dans cette partie.
Votre courrier se termine forcément par une formule de politesse. Plus que la signature et votre lettre est enfin prête pour être envoyée !
Une lettre administrative comprend deux formules de politesse. L'une placée en début, la formule d'appel. « Madame, Monsieur » est la formule la plus simple. Si vous détenez les informations concernant le service auquel vous souhaitez vous adresser, il est préférable de les préciser. Vous devez ainsi adapter la formule d'appel en fonction de votre destinataire. Les majuscules sont également utilisées pour les titres et les fonctions, en tant que signe de considération.
Pour la conclusion, les formules de politesse couramment utilisées sont « Je vous prie d'agréer » ou « Veuillez recevoir ». Tâchez d'utiliser la même désignation que celle employée à la formule d'appel.
Tout ce que vous devez éviter ce sont les formules familières et l'emploi d'un ton affectif ou péremptoire.

Rédiger une lettre professionnelle, comment s'y prendre ?

La lettre professionnelle désigne celle utilisée pour les échanges entre entreprises, avec des partenaires ou des fournisseurs.
L'en-tête d'une lettre professionnelle est structuré de la même façon qu'une lettre administrative, avec les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, la date et l'objet. Étant donné qu'elle s'adresse à une personne en particulier, vous pouvez utiliser sa fonction, son nom, si vous le connaissez, ou son titre.
Outre l'en-tête, la lettre professionnelle utilise également la même structure pour les parties qui suivent, à savoir le contexte et l'énoncé de la demande. Et se termine avec une formule de politesse.

Lettre de motivation, comment s'adresser à un recruteur ?

Quand on est demandeur d'emploi, rédiger une lettre de motivation comporte des enjeux énormes. Elle vous aide à attirer l'attention du recruteur. Tout comme elle peut vous éliminer de la liste des candidats à rappeler. Ainsi, elle doit être rédigée avec minutie et méthodologie.
L'en-tête est similaire à celui d'une lettre professionnelle ou administrative, comprenant vos coordonnées et celles du recruteur. Les offres d'emploi omettent parfois les noms du destinataire. Dans ce cas, vous devez vous en tenir au titre qui y est mentionné.
Quant au corps de la lettre, il doit se diviser en trois parties bien distinctes, que l'on représente par le triptyque Vous-Moi-Nous :
  1. « Vous » : dans un premier temps, vous devez donner la raison pour laquelle vous vous intéressez à l'entreprise et au poste ;
  2. « Moi » : vous devez ensuite mettre en avant ce que vous pouvez apporter à l'entreprise ;
  3. « Nous » : cette partie relate ce que vous et l'entreprise pouvez faire ensemble.
Ces trois parties doivent être mises au clair dans trois paragraphes différents. Ce sont en général les informations qui intéressent un recruteur dans une lettre de motivation. Voilà pourquoi vous devez les mettre en évidence.
Pour une lettre de motivation, les phrases courtes et simples sont de mise. Il faut également trouver les mots justes pour susciter immédiatement l'attention du recruteur.

rédiger un courrier officiel

Rédiger une lettre pour les relations amicales, quelles différences avec les lettres officielles ?

Les lettres amicales sont celles adressées à des proches. Pour qu'elles soient aussi claires et bien présentées que les lettres officielles, il s'avère utile de suivre les mêmes structures que celles utilisées pour ces dernières :
  • Lieu, date
  • Formule d'appel
  • Introduction
  • Le corps de la lettre, prise de contact avec le destinataire
  • Questions finales
  • Formule de politesse
Bien entendu, vous pouvez utiliser un ton affectueux, en choisissant la bonne tonalité selon le contexte. Les formules de politesse sont également différentes de celles utilisées pour une lettre officielle. Vous pouvez vous permettre des formules plus amicales de type « Toutes mes amitiés » ou « Amicalement ».
Avec l'arrivée des supports numériques, le courrier électronique a également fait son entrée dans la correspondance administrative, professionnelle ou amicale. Les formes restent les mêmes bien qu'elles soient moins conventionnelles dans une version électronique.
Mais, quelle que soit la raison d'être de votre courrier, il constitue un élément de base qui conditionne la relation que vous avez ou que vous aurez avec le destinataire. De même, celui-ci peut déjà se faire une idée de ce que vous êtes à travers les mots et le ton que vous employez. Raison suffisante pour bien le soigner. Et les modèles de lettres préétablis sont là pour vous y aider !
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